AI研修で学べる自動化の基本

自動化の基本として、まず「AIが得意な領域」と「人間が判断すべき領域」の違いを学びます。AIは大量のデータ処理やパターンの認識、定型的な文章作成を得意としますが、倫理的な判断や複雑な文脈の理解は苦手です。この特性を理解したうえで、ルールベースで動くRPAと、学習して推論するAIをどう使い分けるか、あるいは組み合わせるかという「自動化の設計図」を描く力を養います。これが、効果的な自動化を実現するための土台となります。

業務改善への具体的な活用方法

具体的な活用方法として、研修では実際の業務シーンを想定した演習を行います。例えば、「会議の議事録作成」では、音声認識AIで文字起こしを行い、生成AIで要約を作成するフローを体験します。また、「問い合わせ対応」では、過去の回答データを参照してAIが返信案を自動生成する仕組みを学びます。こうした身近な業務での成功体験を通じて、従業員は「自分の仕事もこうすれば楽になる」という具体的なイメージを持ち、現場での自発的な業務改善へとつなげていきます。

テキスト作成業務の自動化（ChatGPT・Geminiなど）

文章作成や要約、翻訳、情報検索などを支援するツールです。メールのドラフト作成や報告書の要約、プログラミングコードの生成など、幅広い業務で活用できます。研修では、目的に合わせた指示（プロンプト）の出し方を習得し、「AIに下書きを作成させ、人間が仕上げる」という新しい業務スタイルを身につけることで、作業時間を大幅に短縮します。

画像生成・動画編集の自動化（Canva・Vrewなど）

プレゼンテーション資料や社内マニュアル動画の作成を効率化するツールです。CanvaのAI機能を使えば、キーワードを入力するだけでイメージに合った画像を生成でき、資料作成の手間を削減できます。また、Vrewなどの動画編集ツールでは、AIが音声を認識して自動でテロップを入れたり、動画の要約を作成したりできるため、専門スキルがなくても質の高いコンテンツを短時間で作成できます。

ルールベースの定型業務の自動化（Coopel・RoboTANGOなど）

パソコン上の定型的な操作を自動化するRPAツールです。CoopelやRoboTANGOはプログラミング知識がなくても直感的に操作できるため、現場主導での導入に適しています。システムへのログイン、データのコピー＆ペースト、ファイル移動など、ルールが決まっている繰り返し作業を任せることで、ヒューマンエラーをゼロにし、担当者は付加価値の高い業務に集中できるようになります。

「小さな自動化」から始めて成功体験を積む

いきなり大規模な業務改善を目指すのではなく、個人の手元にある「毎朝のメールチェック」や「週次レポートの集計」など、身近な業務から自動化を始めることが重要です。「5分かかっていた作業が1分になった」という小さな成功体験を積み重ねることで、従業員のモチベーションが高まり、自律的に業務改善を進める風土が醸成されます。

安全な利用のためのガイドライン策定と周知

習得したスキルを安心して発揮できる環境作りも欠かせません。生成AIや自動化ツールには情報漏洩などのリスクが伴うため、「機密情報は入力しない」「生成物は必ず人間がチェックする」といったガイドラインを策定し、周知徹底しましょう。「こう使えば安全」という明確なルールを示すことで、従業員は萎縮せずにツールを活用できます。

成功事例の共有と継続的なスキルアップ

社内で自動化に成功した事例を共有する場を設けることも効果的です。「RPAで月10時間削減した」といった成果を共有することで、他部署への横展開が進みます。また、AI技術は進化が早いため、定期的な情報交換会やフォローアップ研修を実施し、スキルを継続的にアップデートする仕組みも求められます。

Q1．AI研修ではどのような自動化の基本を学べますか？

A．AIが得意な領域と人間が判断すべき領域の違い、RPAとAIの使い分けや組み合わせ方など、効果的な自動化の設計図を描く力を養います。業務プロセスを分解して課題を可視化するスキルも習得できます。

Q2．業務効率化に役立つAI自動化ツールにはどのようなものがありますか？

A．テキスト作成を自動化するツール、資料や動画を効率よく作れるツール、定型業務を自動処理するRPAツールなどがあります。自社の課題に合ったツールを見極めることが大切です。

Q3．研修で習得した自動化スキルを社内で活かすにはどうすればよいですか？

A．まずは小さな業務から自動化し、成功体験を積むことが効果的です。また、安全に使うためのガイドラインを整え、成功事例を共有できる仕組みを作ると定着が進みます。定期的な情報共有やフォローアップでスキルを維持・向上させることも大切です。